COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

INTRODUCCIÓN

Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de ella.

El logro de objetivos de la compañía ya no sólo basta  la calidad del producto o servicio, sino también de una buena comunicación dentro y fuera de la organización.

Toda institución debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos como:

•          Esforzarse por conocer y unificar la cultura organizacional
•          Promover la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional.
•          Proveer los recursos necesarios para los empleados
•          Motivar para obtener un trabajo eficiente y eficaz. (retroalimentación, fomentar liderazgo y creatividad)
•     Conocer y tener un excelenete trato con clientes y proveedores.  

                   ¿QUE     ES     LA 

?

  Proceso por el que los individuos interaccionan entre sí, mediante símbolos que representan información, ideas, actitudes y emociones con el fin de influirse mutuamente.

    El mensaje se transmite en los siguientes elementos del proceso:

● Emisor: Genera la información y dirige todo su proceso.

● El canal: Por donde se difunde la información.

● El código usado para la transmisión: Palabras o expresiones corporales.

● El receptor: Recibe la información e intenta comprender su significado.

¿     T i p o s    d e

 C O M U N I C A C I Ó N     ?

A) Interna: 

Busca el logro de los objetivos organizacionales a través de mensajes que fluyan de manera eficiente en el interior.

B) Externa:

Mensajes emitidos por la organización hacia sus clientes o proveedores encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos.

¿    Cuáles son los 

 T i p o s   R E D E S  de

C O M U N I C A C I Ó N     ?

1.- FORMALES:

Los mensajes fluyen de acuerdo a la jerarquía o redes funcionales de las estructura de la organización, cuyo objetivo es coordinar de manera eficiente las actividades. 

Circulan de manera:

a) Ascendente (fluye de los subordinados a los superiores)

b) Descendente (fluye de los superiores a los subordinados) 

c) Horizontal (personas pertenecientes del mismo nivel jerárquico). 

2.- INFORMALES:

Comunicación que no está establecida o no sigue alguna red funcional. Conversación que llevan a cabo los empleados y no tiene ninguna relación con el trabajo, por la necesidad de socializar.

Regularmente transmiten:

·       *     Comentarios

·      *       Noticias

·      *       Rumores: Daña la comunicación, es ambigua, falta de fundamentos

OBSTáCULOS en la COMUNICACIÓN ......

1.       Psicológicas:

o   Emociones.

o   Valores.

o   Hábitos de conducta.

o    Percepciones.

2.       Físicas:

o   Ruidos

3.        Semántica:

o   Símbolos (palabras, imágenes, acciones) con distintos significados.

4.       Otros:

o   Interrumpir.

o   Cambiar de tema.

o   No escuchar

o   Contestar una pregunta con otra pregunta

o   Interpretaciones

La    COMUNICACIÓN     E F E C T I V A  es .....

Se considera cuando existe coherencia entre el lenguaje corporal y el verbal escogiendo el momento, las palabras y la actitud apropiada, y seguidamente se produzca el cambio de conducta esperado en el receptor.

Los principales requisitos de la comunicación efectiva son los siguientes:

• Claridad
• Integridad
• Aprovechamiento de la organización informal
• Equilibrio
• Moderación (debe de ser informar lo necesario no exceso ni deficiente).
• Difusión (medio en difundir el mensaje)
• Evaluación  (Revisar y mejorar los canales y sistemas de comunicación)  

VIDEOS:   "COMUNIACIÓN INTERNA E IMAGEN EMPRESARIAL"

REFERENCIAS:

 PUYAL, E. La comunicación interna y externa en la empresa. http://www.5campus.com [consulta: 19 de 07 del 2004] 

VALDEZ, Rosa Desarrollo y comunicación organizacionales. http://www.GestioPolis.com [consulta: 28 de 07 del 2004].

DAVIS y NEWSTROM El comportamiento humano en el trabajo: Comportamiento Organizacional. Mc Graw Hill 2° EDICICÓN, Madrid España, 1988. pag. 120-132.

ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

Administración del cambio.

Las organizaciones siempre estás sujetas a cambios radicales como el giro del negocio por el ingreso de nuevos productos o servicios, reducción de personal o fusión de dos empresas. Las organizaciones deben de aprender a desarrollar habilidades creativas para enfrentar al cambio constante y lograr transformaciones en forma continúa. La administración del cambio:

·         Proporciona una imagen clara de cómo se verá el negocio después de la transformación.

·         Proporciona detalles de lo que hay que hacer durante el proceso del cambio para construir conocimientos y habilidades.

·         Desarrolla los planes necesarios para el negocio, las métricas y los resultados.

·         Utiliza una variedad de diagnósticos y facilitadores para identificar las actitudes y comportamiento de las personas afectadas por el cambio.

Gerencia del Cambio:

La gerencia del cambio se utiliza para implementar cambios de gran escala que integran estrategias y procesos de una organización tomando en cuenta su cultura y su gente. Cuando se presenta un cambio se inserta al recurso humano en el contexto real de su trabajo, mezclándolo con los procesos y con la tecnología dentro del marco de la estrategia.

La gerencia del cambio consiste en manejar la transacción de la situación actual de la empresa hacia el cambio con visión futura y de mejora. Esto se presenta cuando hay un cambio en las políticas, en la organización o en los procesos. Como en todos casos el cambio requiere el apoyo de la alta dirección pero es responsabilidad de todos dentro de la organización.

Factores que apoyan a la generación del cambio:

·         Necesidad sentida identificada: teniendo claro la necesidad sentida es posible lograr motivación y generar acción.

·         Apoyo de la alta dirección: tiene que mostrar un fuerte compromiso tanto con palabras como con acciones.

·         Clarificación gradual: se debe proporcionar información del cambio que se planea y se debe de comunicar plenamente.

·         Formación y apoyo: se debe de proporcionar información que facilite el aprendizaje y la adaptación así como el mejoramiento en los empleados para que se adapten al cambio.

·         Retroalimentación: es indispensable para sustentar las decisiones.

Para lograr un cambio se debe de contar con el compromiso de las personas para lo que se requiere de diversos elementos como:

·         Construir visión: cuando hay visión la gente se integra.

·         Comprensión: asegurarse de que las personas tengan conciencia del alcance del cambio, de los resultados y en que situación puede quedar el mismo.

·         Aceptación: aceptar los procesos que intervienen y los que van a implementarse.

·         Interiorización: tiempo de práctica de las nuevas formas de trabajo hasta que el sujeto del cambio de apropie a ellas.

Etapas en el proceso de cambio:

·         Exploración: exploran la situación para mejorar o resolver.

·         Concertación de expectativas: los directivos expresan las expectativas del proceso y los agentes del cambio manifiestan el apoyo que deben de recibir de la organización.

·         Diagnóstico: identifica las metas específicas del mejoramiento.

·         Planeación y acción conjunta: caracterización de los pasos para la acción, medios para lograr los objetivos y posible resistencia al cambio.

·         Acción: implementación de los pasos para el cambio.

·         Estabilización y evaluación: determinar el éxito del cambio y la necesidad de la acción posterior.

·         Terminación: cierre del proceso e inicio del siguiente.

Referencias:

Esperanza López Duque, Ángela María Lanzas Duque, Victoria Eugenia Lanzas Duque, Administración del cambio en las organizaciones, Universidad Tecnológica de de Pereira, Diciembre 2007.